Polityka prywatności

Polityka opisuje, jak przetwarzamy dane osobowe Klientów i użytkowników sklepu czterykwarty.pl.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest ICBM Polska sp. z o.o., ul. Dolne Migowo 13A/96, 80-282 Gdańsk, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem 0000722260, kapitał zakładowy 5 000,00 zł, NIP 957-110-27-21, REGON 369656588. Kontakt w sprawach danych: ewelina.gala@icbm.pl.

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od czynności przetwarzamy:

• adres e-mail,
• imię (wymagane do zamówienia) i nazwisko (jeśli podane),
• numer telefonu (jeśli podany),
• dane do faktury: nazwa firmy, NIP, adres (jeśli podane),
• dane techniczne: adres IP, informacje o przeglądarce, logi pobrań,
• dane o zamówieniach i płatnościach.

3. Cele i podstawy prawne

• realizacja umowy i dostarczenie e-booków — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• wystawianie dokumentów księgowych i obowiązki podatkowe — art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
• obsługa reklamacji oraz dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes),
• zabezpieczenie treści cyfrowych i przeciwdziałanie nadużyciom — art. 6 ust. 1 lit. f RODO: każdy plik PDF zawiera znak wodny z Twoim imieniem (i nazwiskiem, jeśli podane), adresem e-mail i kodem zamówienia, a pobrania są rejestrowane (data, adres IP); służy to ochronie praw autorskich i identyfikacji źródła nieuprawnionego rozpowszechnienia,
• newsletter i wiadomości marketingowe — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda); jeżeli wyrazisz zgodę, możemy dobierać treść wiadomości do kupionych przez Ciebie produktów i Twojej aktywności (profilowanie bez skutków prawnych); zgodę wycofasz linkiem w każdej wiadomości,
• statystyka i pomiar skuteczności reklam — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), zob. sekcje 8–9.

4. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie w niezbędnym zakresie:

• OVH sp. z o.o. (hosting serwera i bazy danych, serwery w UE) — na podstawie umowy powierzenia przetwarzania,
• dostawca poczty e-mail wysyłający wiadomości ze Sklepu (potwierdzenia zamówień, newsletter) — na podstawie umowy powierzenia przetwarzania,
• PayU S.A. (Poznań) — operator płatności, w zakresie danych potrzebnych do realizacji płatności; PayU jest odrębnym administratorem danych płatniczych,
• Google Ireland Ltd. (Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads) — wyłącznie przy zgodzie na statystykę lub marketing, zob. sekcje 8–9,
• biuro rachunkowe i dostawca systemu do fakturowania — w zakresie dokumentów księgowych,
• organy publiczne — gdy obowiązek wynika z przepisów prawa.

5. Okres przechowywania

• dane związane z zamówieniem i dokumentami księgowymi — przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku podatkowego),
• dane na potrzeby newslettera — do czasu wycofania zgody,
• dane wizyt z pomiaru reklam (sekcja 9) — bez zamówienia do 120 dni, a powiązane z zamówieniem do 13 miesięcy od ostatniej aktywności,
• dane potrzebne do obrony przed roszczeniami — do upływu okresu ich przedawnienia,
• logi pobrań plików (data, adres IP, kod znaku wodnego) — przez 2 lata od zakupu (okres odpowiedzialności za zgodność treści cyfrowej z umową),
• logi techniczne serwera — do 30 dni.

6. Twoje prawa

Masz prawo do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem). Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Prawo sprzeciwu (art. 21 RODO). W każdej chwili możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, a wobec marketingu bezpośredniego — bez podawania przyczyn. Sprzeciw zgłoś na ewelina.gala@icbm.pl.

7. Newsletter

Zapis na newsletter jest dobrowolny. Zapis przez formularz na stronie wymaga potwierdzenia adresu e-mail (double opt-in); zgodę możesz też wyrazić w kasie, zaznaczając pole przy zamówieniu — zapisujemy wtedy datę i treść zgody. Prezent za zapis (jeśli jest oferowany) wysyłamy w zamian za dobrowolny zapis. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, klikając link rezygnacji w wiadomości lub pisząc na ewelina.gala@icbm.pl.

8. Pliki cookies, analityka i reklamy

Sklep używa plików cookies niezbędnych do działania koszyka, sesji i zamówienia (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Pozostałe narzędzia uruchamiamy wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w oknie „Prywatność i cookies” (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony:

• statystyka — Google Analytics 4 i Google Tag Manager (Google Ireland Ltd.): liczba odwiedzin, przeglądane produkty, przebieg zakupu;
• marketing — Google Ads (Google Ireland Ltd.): pomiar, czy zakup nastąpił po kliknięciu reklamy, oraz dopasowanie reklam.

Google stosuje tryb zgody (Consent Mode): bez zgody narzędzia te nie zapisują plików cookies analitycznych ani reklamowych, mogą jednak przesyłać do Google sygnały bez identyfikatorów cookies (np. o odsłonie strony i stanie zgody), które Google wykorzystuje do modelowania statystyk. Czcionki i pozostałe pliki strony ładujemy z naszego serwera.

9. Pomiar skuteczności reklam (konwersje)

Jeżeli wyrazisz zgodę marketingową, sklep zapisuje w swojej bazie danych informacje o wizycie: identyfikator kliknięcia reklamy (np. gclid, gbraid, wbraid), parametry kampanii (UTM), adres strony wejścia i strony odsyłającej oraz informacje o przeglądarce, a w pliku cookie „sk_sid” — identyfikator tej wizyty (do 90 dni). Gdy złożysz zamówienie, łączymy je z wizytą, a Twój adres e-mail zapisujemy przy wizycie wyłącznie w postaci zakodowanej (skrót HMAC-SHA256), której nie da się odwrócić do adresu. Dzięki temu zakup możemy połączyć z wcześniejszym kliknięciem reklamy także wtedy, gdy zamówienie złożysz na innym urządzeniu (w ciągu 90 dni od kliknięcia) — wyłącznie jeśli przy składaniu zamówienia zgoda marketingowa była włączona.

Na tej podstawie przekazujemy do Google Ads informację o zakupie po kliknięciu reklamy: identyfikator kliknięcia, czas i wartość zamówienia, numer zamówienia, adres e-mail w postaci skrótu SHA-256 (konwersje rozszerzone), informacje o przeglądarce (user agent) oraz parametry sesji (czas rozpoczęcia wizyty, strona wejścia i strona odsyłająca). Cel: pomiar skuteczności reklam i rozliczanie kampanii; podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dane wizyt bez zamówienia usuwamy po 120 dniach, a powiązane z zamówieniem — po 13 miesiącach od ostatniej aktywności. Wycofanie zgody marketingowej powoduje usunięcie zakodowanego e-maila przy wizycie i wyłączenie przekazywania danych o tym zakupie.

Google może przetwarzać dane także w USA — na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie odpowiedniego stopnia ochrony (EU-US Data Privacy Framework) oraz standardowych klauzul umownych.

10. Przekazywanie danych poza EOG

Jeżeli w związku z korzystaniem z usług dostawców dane miałyby być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, nastąpi to wyłącznie z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Niepodanie wymaganych danych uniemożliwia realizację zamówienia.

12. Kontakt

W sprawach dotyczących danych osobowych pisz na: ewelina.gala@icbm.pl.